Start din webshop i dag
  • Opret og send tilbud
  • Tema-artikler
  • Brugermanual

    • Opret og send tilbud

    I denne artikel:

       

      Send et tilbud direkte fra shoppen

      I denne artikel viser vi, hvordan du kan sende et tilbud til dine kunder, hvor hele processen håndteres i shoppen. Hvis kunden accepterer dit tilbud kan du efterfølgende sende et betalingslink eller faktura, og gennemføre salget som en normal ordre.

       

      Hvordan fungerer det?

      I praksis opretter man en ordre via shoppens administration, tilføjer kunden og de ønskede produkter, antal og priser. Ordren oprettes med ordrestatus Kladde og så snart vi skifter til ordrestatus Send tilbud (som vi har oprettet til formålet) sendes automatisk en tilbudsmail til kunden. Vi afventer kundens accept og afslutter ordrebehandlingen ved, at sende et betalingslink eller faktura.

      Vi gennemgår proceduren herunder i 4 trin.

       

      1. Opret en ny ordrestatus

      Som det første skal vi oprette en ordrestatus til formålet. Denne kan genbruges til alle fremtidige tilbud, og gør, at vi både kan skelne imellem tilbud og andre ordrer samt, at vi har en ordrestatus som vi kan sende vores tilbudsmails fra.

      Da vores ordrestatus-mail er beregnet til tilbud kan vi lave en specifik tekst til formålet, som kan genbruges, hver gang vi sender et tilbud. Indholdet i mailen består af en beskedtekst, der kombineres med varelinjerne på tilbudsordren ved afsendelse af tilbuddet.

      1. Gå til Indstillinger > Webshopindstillinger > Ordrer, og klik på Opret og rediger ordrestatus:

      2. Vi står nu på siden Ordrestatus, hvor vi kan se alle shoppens ordrestatusser. Klik på Opret ordrestatus for, at oprette en ny ordrestatus:

      3. Navngiv ordrestatussen "Send tilbud", "Tilbud" eller lignende, så det er tydeligt, hvilket stadie ordren befinder sig i:


        Husk, at gemme dine ændringer.
      4. Sæt markering ved Medtag under lageroversigt, hvis du ønsker, at produkter på tilbuds-ordrer også skal medtages i lageroversigten. Denne mulighed vises når du har gemt ordrestatussen første gang. Husk, at gemme dine ændringer igen:

       

      Opsætning af ordrestatus e-mail

      Herefter skal vi sørge for, at den nye ordrestatus sender en mail med en passende tekst til kunden.

      1. Gå til Indstillinger > E-mailindhold og klik på den nye ordrestatus i listen:

      2. Indsæt en passende tekst, som vises sammen med ordrelinjerne i mailen:


        • Top: Teksten indsættes i toppen af e-mailen og vises over ordrelinjerne. Vi har indsat teksten Hermed tilbuddet som aftalt. Sig til, hvis vi skal gå videre med nedenstående. Når vi har din accept på mail sender vi et betalingslink til ordren, som benyttes til, at gennemføre købet.
        • Bund: I bunden af e-mailen kan du evt. tilføje forretningsbetingelser, f.eks. hvor lang tid tilbuddet gælder.
      3. Herefter færdiggører vi opsætningen af mail-skabelonen ved, at sætte følgende indstillinger:

        • Send e-mail til kunde: Tilbudsmailen sendes så snart denne ordrestatus sættes på ordren. Da nye tilbudsordrer automatisk får ordrestatus Kladde giver det mening, at sætte markering her, da vi afsender tilbudsmailen så snart ordren går over til, at være et afvendende tilbud. Bemærk: Automatisk og manuel afsending af ordrestatus e-mails styres på ordren, hvilket vi gennemgår senere.
        • Vælg layout-template: Vælg E-mail layout eller anden skabelon, hvis du har tilpassede e-mailskabeloner.
        • Vælg indholds-template: Vælg Standardindhold med ordreoplysninger.

      Bemærk, at kundens navn automatisk indsættes øverst i mailen, og derfor har vi f.eks. ikke skrevet "Hej MAIL_RECIEVER", som man ellers kan gøre, hvis man vil flette kundens navn ind i mailen. Navnet tages fra de kundeinformationer, der står på ordren. Vi gennemgår oprettelse af kundeinformationer i næste sektion.

      Der er to muligheder for, at se, hvordan tilbudsmailen ser ud:

      • E-mail og print preview: som du finder under Indstillinger > E-mailindhold > E-mail og print preview. Denne funktion kræver, at du har oprettet en tilbudsordre (evt. til dig selv som en test), hvorefter du kan vælge ordren og se en forhåndsvisning af mailen.
      • Opret et tilbud til dig selv: Ved, at oprette et tilbud til dig selv modtager du mailen fra shoppen når du skifter ordrestatus.

       

      2. Opret ordre

      Vores tilbud består af en ny ordre, som oprettes af shopejeren og ikke af kunden via shopfronten. Vi skal derfor oprette ordren manuelt i shoppen. Dette gøres ved, at gå til Ordrer > Alle og klikke på knappen Opret ordre:

      Som det første skal vi tilføje en kunde til vores ordre. Dette kan gøres ved, at søge på eksisterende kunder i shoppen eller ved, at indtaste informationerne direkte på ordreoprettelsessiden:

      Du kan læse mere om oprettelse af kunder her. Vi gennemgår også mere omkring B2B-kunder i denne artikel.

      Nederst på samme side kan vi bestemme de grundlæggende indstillinger for ordren. Her er det vigtig, at vi afstemmer Fragt, Betaling og Status. Status skal stå til Kladde:

      Klik Gem for, at gå videre til ordrekladden:

       

      1. Status: Tjek, at ordrestatus står til Kladde.
      2. Betalingsmetode: Tjek, at den ønskede betalingsmetode er valgt.
      3. Tilføj varelinjer: Her tilføjes produkter til ordren.
      4. Fragt: Her kan du ændre fragtmetoden og fragtpris.

      Når et produkt er tilføjet kan antal og pris mv. justeres ved, at klikke på blyant-ikonet ud for det enkelte produkt:

      Du kan læse mere om ordreoprettelse her.

       

      3. Send tilbud

      Når ordrekladden er klar skal tilbuddet sendes til kunden. Du kan vælge om shoppen automatisk skal afsende mailen så snart du skifter ordrestatus eller om det skal gøres manuelt efterfølgende:

      1. Sæt markering ved Send automatisk e-mail ved status ændring, hvis du ønsker, at tilbudsmailen sendes med det samme du skifter ordrestatus til Send tilbud.
      2. Benyt denne knap til at afsende tilbudsmailen manuelt, hvis du ikke har sat markering ovenfor. Knappen kan også benyttes til, at gensende tilbuddet.

      Skift ordrestatus til Send tilbud:

      Afsendelsen af tilbudsmailen indikeres på ordren:

       

      1. Dette ikon viser om ordren har afsendt ordrestatusmail (i dette tilfælde er vores tilbudsmail). Ikonet kan benyttes til generelt, at tjekke om ordrer har afsendt statusmails.
      2. Øverst på ordren indikeres med ikonet i afsendelsesøjeblikket.

       

      4. Accept og betaling

      Når kunden har accepteret tilbuddet skal betalingen håndteres. Herunder er tre eksempler på betaling, enten via kort, faktura eller kontooverførsel.

      • Send betalingslink (betaling med kort): Skal betalingen gennemføres på kort sendes et betalingslink til kunden (sørg for, at informere kunden omkring proceduren som vi har gjort i eksemplet i punkt 1). Dette gøres ved, at gå ind på ordren og klikke på Send nyt betalingslink til kunde i sektionen Betalinger:



        Kunden får herved en mail med et link til check-out for den pågældende ordre, hvor betalingen foretages med de tilgængelige korttyper som et normalt betalingsflow på shoppen, og afsluttes med ordrekvitteringssiden.
      • Send faktura (bogfør med forfaldsdato): Ønsker du i stedet, at sende en faktura til kunden har vi denne guide, der viser hvordan man gør dette på en eller flere ordrer ad gangen: Send faktura (ordrebehandling).
      • Kontooverførsel: Ved kontooverførsel skal betalingsoplysninger tilføjes tilbudsmailen, så kunden tydeligt kan se de nødvendige informationer. Her er det også vigtigt, at angive en frist, så tilbuddet ikke gælder i en ubegrænset periode f.eks. Dette tilbud gælder 5 dage fra dags dato. Accept gives skriftligt ved, at besvare denne mail. Herefter sender vi ordren så snart vi har modtaget beløbet på konto... osv.

       

      Relaterede artikler

       

      Ordrer

      Brugere

      Produkter og rabatter

      Moms og valuta

      Betalingsmetoder